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Januar 14, 2020
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Qualitätstechnik

Einbeziehung von RPA in die langfristige Strategie von Unternehmen

Einbeziehung von RPA in die langfristige Strategie von Unternehmen

Roman Mykhailyshyn, Technischer Leiter der Abteilung für Robotic Process Automation bei Ciklum.Roman verfügt über 14 Jahre Erfahrung in der Bereitstellung von Softwarelösungen für Kunden verschiedener Unternehmensgrößen (von kleinen Start-ups bis zu großen Konzernen) und Branchen. In den letzten 3 Jahren lag sein Fokus auf RPA und intelligenten Automatisierungslösungen, die auf eine Reduktion der Betriebskosten und eine Verbesserung des Kundenerlebnisses abzielen

 

In wohl jedem Science-Fiction-Roman aus den 1960ern springt er einem entgegen wie ein aufgeregter Welpe: der verheißungsvolle Traum einer sagenhaften Zukunft, in der Roboter das Leben der Menschen bereichern. Zwar ist die Hardware für Robotiksysteme noch nicht so weit, dass es elektronische Butler und (zum Glück!) auch keine Terminator-Bösewichte gibt, die auf den Straßen Patrouille laufen, doch hält eine neue Revolution in der Software für Robotik die Hebel für die nächste Generation der Betriebsproduktivität in der Hand.

Robotic Process Automation (kurz: RPA, deutsch: robotergesteuerte Prozessautomatisierung) ist ein simples Konzept – eine Software-Lösung, die entwickelt wurde, um in wachsenden Betrieben banale oder monotone Aufgaben von Robotern ausführen zu lassen. Wenn Sie schon einmal ein Programm zur automatischen Beantwortung von E-Mails benutzt haben, gratulieren wir Ihnen – dann haben Sie eine primitive Form von RPA verwendet.

Mit RPA setzen Unternehmen KI-gesteuerte Software (also Roboter) ein, um konkrete Aktionen unter bestimmte Bedingungen auszulösen, z. B. Mitteilungen, Warnungen, Chat-Sitzungen, Transaktionen oder Datenanalysen. Stellen Sie sich das Ganze wie eine „If This-Then Do That“-Maschine vor.

Häufige Einsatzgebiete sind beispielsweise Rechnungsstellung, Bearbeitung von Banktransaktionen, Verfolgung von Personaldaten und die Verwaltung von Versicherungsunterlagen.

RPA-Lösungen konzentrieren sich meist auf Routine-Aufgaben mit hohem Volumen und begrenzten Entscheidungsoptionen, die anfällig für menschliche Fehler sind, oder auf Aufgaben, die eine manuelle Dateneingabe erfordern. Und der Trend geht durch die Decke: Einer aktuellen Analyse von Forrester Research zufolge werden die Ausgaben für RPA bis Ende 2019 voraussichtlich 1 Milliarde US-Dollar übertreffen und bis Ende dieses Jahres auf 1,5 Milliarden US-Dollar ansteigen.

„Unserer Prognose nach wird intelligente Automatisierung ein Fünftel der Service-Desk-Interaktionen ersetzen. Die anhaltende Zunahme von Service-Desk-Interaktionen unterstreicht diese Vorhersage“, erläutert Craig Le Clair, Vice President und Principal Analyst bei Forrester. „Kognitive Systeme, robotergesteuerte Prozessautomatisierung und verschiedene Chatbot-Technologien werden nun gemeinsam eingesetzt, um mit der Prognose Schritt halten zu können.“

Vorteile von RPA

Wie oben geschildert kann RPA die Schufterei herkömmlicher Geschäftsaufgaben übernehmen – doch welche unmittelbaren Vorteile bieten sie florierenden Unternehmen?

Kostenersparnis & Mitarbeiterzufriedenheit

Der Ersatz eines menschlichen Arbeiters, der bislang banale, monotone Aufgaben ausführen musste, durch eine RPA ist der naheliegendste Anwendungsfall, bei dem deutlich Kosten eingespart werden können. Skeptiker meinen vielleicht, dass RPA in Zukunft die Belegschaft dezimieren wird. Studien zeigen jedoch: Auch wenn eine gewisse Verringerung der Mitarbeiterzahlen unvermeidlich ist, werden durch den Einsatz von RPA menschliche Arbeitskräfte entlastet. Sie können sich dann voll und ganz auf kreative, produktive Projekte konzentrieren und sind dadurch zufriedener mit ihrem Berufsleben.

„Wer sich Sorgen über Jobverluste aufgrund der Automatisierung macht, übersieht meist die noch nie dagewesene Datenexplosion in den Unternehmen. Aktuell wächst das Datenvolumen so enorm an, dass Wissensarbeiter es nicht mehr unter Kontrolle halten können und eine Automatisierung für die Verwaltung dieser Datenmengen fordern“, erkannten Lacity und Willcocks. „Tatsächlich versprechen die meisten auf RPA setzenden Unternehmen, die wir in unserer Studie untersucht haben, ihren Mitarbeitern sogar, dass es keine Stellenstreichungen wegen der Automatisierung geben wird.“

Verbesserter Kundendienst

Da RPA redundante (d. h. langweilige) Aufgaben in Blitzgeschwindigkeit und nahezu fehlerfrei ausführen kann, melden Unternehmen nach der Einführung eines Programms eine höhere Kundenzufriedenheit.

Transparenz

Vielen Unternehmen bereitet der sogenannte Bus-Faktor Probleme. Darunter versteht man, dass manche Mitarbeiter eine riesige Wissensmenge im Kopf haben, die ihren Kollegen nicht zugänglich ist. Sollten sie – Gott bewahre – von einem Bus überfahren werden, so wären Gigabytes an Prozessen und Prozeduren für immer verloren. Hochqualifizierte Mitarbeiter mit dieser Art von Unternehmenswissen sind zwar wichtig, jedoch sollte Humankapital auf diesem hohen Kenntnisstand skalierbar sein, sodass ein anderer Mitarbeiter einspringen kann, wenn der Ernstfall eintritt. RPA bietet einen klaren Prozesspfad, den ein Mitarbeiter mit entsprechender Kompetenz rasch einschlagen kann. Jeder Schritt im Prozess kann jederzeit nachgeprüft werden. Dieser hohe Transparenzgrad ermöglicht zudem die spätere Nutzung von Prozessdaten zur Analyse.

Tipps zur Umsetzung von RPA

Ermitteln Sie den ersten Schritt

Ebenso wie ein Manager eine Jobbeschreibung für einen menschlichen Mitarbeiter schreiben muss, so muss für RPA-„Mitarbeiter“ klar definiert sein, welche Erwartungen an sie gestellt werden und welche Ergebnisse sie vorweisen müssen. Legen Sie fest, welche Aufgaben für die Übernahme durch RPA in Frage kommen. Erkundigen Sie sich bei Mitarbeitern, welche Art von Aufgaben sich ständig wiederholen und so ihre Produktivität mindern.

Führen Sie Bewerbungsgespräche durch

Die Vorstellung, sich mit einem HAL 9000 hinzusetzen und über seine persönlichen Ziele und liebsten Hobbys zu sprechen, ist wohl eher eine Lachnummer, doch gewissermaßen muss ein RPA ein „Bewerbungsverfahren“ durchlaufen. In der Regel ist es dabei sinnvoll, eine Partnerschaft mit RPA-Experten einzugehen, um die Aufgabenbeschreibung zu definieren, die besten RPA-Kandidaten zu überprüfen und einen Onboarding-Prozess einzurichten. Versierte Unternehmen können eingehende Erfahrungswerte bezüglich Identifizierung, Optimierung und Bereitstellung moderner, robuster RPA-Systeme bieten.

Kommunikation ist das A und O

Mit einem RPA-Experten als Partner kann ihr Unternehmen nicht nur den optimalen Bereitstellungsplan erstellen, sondern auch eine ungefähre Kommunikationsstrategie zum Thema RPA-Einführung für die Mitarbeiter entwickeln. Das letzte, was Ihr Management-Team braucht, ist sicher eine Gerüchteküche, die Mythen darüber verbreitet, dass „die Roboter die Macht übernehmen“.

Denken Sie langfristig

Wie jede neu aufkommende Technologie ist RPA das neue Wunderkind, doch wie jede Technologie wird der heiße Stoff von heute schon morgen nur noch unter „ferner liefen“ gehandelt. RPA wird Bestand haben. Doch der Fortschrittstatus von RPA im Jahr 2020 wird im Vergleich zu dem von 2017-19 der reinste Superman sein. Achten Sie darauf, dass Ihr RPA-System an die blitzschnelle Evolution anpassbar ist. Wie alle Ihre besten Mitarbeiter, benötigt auch Ihr RPA-System konstante Schulungen und Weiterentwicklung.

RPA ist ein Teil des Automatisierungspuzzles. Systeme, die aktuell und künftig entwickelt werden, werden RPA, maschinelles Lernen oder natürliche Sprachverarbeitung integrieren und ein Automatisierungs-Team mit Starbesetzung bilden, das sich jeder künftigen technischen Herausforderung stellen kann.

„Ein Bot ist ein Werkzeug in einem Werkzeugkasten, ebenso wie Selbstbedienungs-Tools, Workflow-Tools, Aktionspläne für schlanke Prozesse oder Six-Sigma-Methoden“, merkt Vik Sohoni, Senior Partner bei McKinsey Digital, an und ergänzt: „Unternehmen müssen diese Werkzeuge im Rahmen eines fein abgestimmten Gesamtwerks anwenden, nicht als Einzelmaßnahme“.